e-Πρωτόκολο
Το πρόγραμμα αυτό κατασκευάστηκε από την εταιρία μας για την ηλεκτρονική παρακολούθηση του πρωτοκόλλου, την αρχειοθέτηση των εγγράφων και την διεκπεραίωση τους.
Είναι ένα πρόγραμμα χρήσιμο για της περισσότερες Δημόσιες υπηρεσίες που κρατάνε πρωτόκολλο άλλα και για εταιρεία που έχουν την ανάγκη της ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης των εγγράφων τους.
Τα στοιχεία που αρχειοθετούνται παρουσιάζονται στην παρακάτω οθόνη
Οι αναζητήσεις που μπορεί να κάνει το πρόγραμμα είναι
- Με βάση τον αριθμό πρωτοκόλλου
- Με το εκδότη εγγράφου
- Με βάση την περίληψη του εισερχόμενου ή εξερχόμενου εγγράφου
- Με βάση την αρχή που απευθύνετε
- Εμφανίζει τα έγγραφα με προθεσμία υποβολής με διαφορετικό χρώμα ανάλογα την ημερομηνία
- Εμφανίζει την πορεία των εγγράφων (σχετικά)
- Εμφανίζει τα έγγραφα που έχει χρεωθεί κάθε υπάλληλος και αυτά που θα έπρεπε να είχε διεκπεραιώσει
(Η αναζήτηση μπορεί να γίνει σε όποιο στοιχείο υπάρχουν δίπλα τα κυάλια)
Μπορούμε να δούμε κάθε τμήμα της υπηρεσίας, ποια έγγραφα έχει χρεωθεί και τι διεκπεραίωση έχει κάνει στο έγγραφα της.Επίσης μπορούμε να έχουμε όλη την πορεία κάποιου εγγράφου δηλώνοντας τα σχετικά έγγραφα.
Στην έκδοση 3.5 του προγράμματος υπάρχει και η ηλεκτρονική αρχειοθέτηση του εγγράφου. Με την χρήση scanner o χρήστης μπορεί έχει φωτογραφία του εγγράφου και οποιαδήποτε στιγμή να το δει στην οθόνη του. Για την χρήση των παραπάνω δυνατοτήτων ο χρήστης πρέπει να διαθέτει cdwrite επανεγγράψιμο και scanner.
Το πρόγραμμα μπορεί να στείλει με email τα έγγραφα που είναι προς διεκπεραίωση καθώς επίσης να συντάξει αυτόματα έγγραφα την αλληλογραφία για όλους του ς αποδέκτες ενός εγγράφου.
Και φυσικά ο χρήστης μπορεί να τυπώσει το πρωτόκολλο όπως ακριβώς γράφει το πρωτόκολλο στο βιβλίο πρωτοκόλλου.
Για την εκτύπωση του Πρωτοκόλλου πρέπει να υπάρχει το ms-word 97 ή 2000.
Το πρόγραμμα δουλεύει από την αρχή του 1999 στον Δήμο Κομοτηνής,
Στην Περιφέρεια Αν. Μακεδονίας και Θράκης σε 4 διευθύνσεις από τις αρχές του 2000, στην Διεύθυνση Δασών Ροδόπης, στο ΔΗ.ΠΕ.ΘΕ. Κομοτηνής, στο Γενικό Νοσοκομείο Κομοτηνής, στη Διευρυμένη Νομαρχιακή Αυτοδιοίκηση Ροδόπης-Έβρου, στη Νομαρχία Κορινθίας, στη Νομαρχία Μεσσηνιας, στην Περιφέρεια Νοτίου Αιγαίου, 8η Εφορία Αρχαιοτήτων (Μυτιλήνη), ΙΒ΄ ΙΠΚΑ Ιωαννίνων.
Σε όλες τις διευθύνσεις του Νομαρχιακού Διαμερίσματος Ροδόπης από τον Ιούνιο του 2001.
